商業登記の本人確認証明書とは？必要なケース・取得方法・注意点を解説

商業登記における本人確認証明書とは？

商業登記では、株式会社の設立や役員の新たな就任などの際に、「本人確認証明書」の提出が必要になる場合があります。本人確認証明書とは、役員の氏名や住所などを確認するための書類です。住民票の写しや運転免許証のコピー、マイナンバーカードの表面のコピーなどが利用できます。

ただし、必要になるケースや書類ごとの提出方法には注意が必要です。本記事では、本人確認証明書が必要なケースや取得方法、提出時の注意点をわかりやすく解説します。

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本人確認証明書が必要な理由

本人確認証明書が求められる大きな理由は、役員の「氏名」と「住所」を確認するためです。

商業登記では、取締役などの役員について氏名だけでなく住所も登記されます。そのため、就任承諾書などに記載された氏名・住所と、公的な本人確認資料に記載された内容を照合できるようにする必要があります。法務省も、役員の変更登記において、就任を承諾したことを証する書面に記載された氏名・住所と同一の氏名・住所が記載された本人確認証明書を添付する必要があると案内しています。

つまり、本人確認証明書は、単に「顔写真付きの身分証を見せる」という目的だけではなく、登記される役員の氏名・住所を公的資料によって確認するための書類と考えると分かりやすいでしょう。

本人確認証明書と印鑑証明書の違い

本人確認証明書と印鑑証明書は、どちらも本人に関係する書類ですが、役割は異なります。

印鑑証明書は、登録された印鑑が本人のものであることを証明するための書類です。一方、本人確認証明書は、役員本人の氏名や住所などを確認するために使用されます。そのため、「印鑑証明書があるから本人確認証明書も必ず必要」という関係ではありません。

実際、法務局の株式会社設立登記の案内では、設立時取締役・設立時監査役について、印鑑証明書を添付しない役員の本人確認証明書を添付する扱いが示されています。

どちらを提出する必要があるかは、会社の機関設計や役員の立場、登記手続きの内容によって変わるため、必要書類を個別に確認することが大切です。

商業登記電子証明書との違い

「本人確認証明書」と「商業登記電子証明書」は、名前が似ていますが別のものです。商業登記電子証明書は、会社・法人の代表者等が電子文書を作成した本人であることを確認したり、電子文書の改ざんを防止したりするために利用される電子的な証明書です。行政手続のオンライン申請や企業間の電子契約などに利用できます。

一方、本人確認証明書は、主に役員の就任などに関する商業登記の添付書面として提出するものです。

簡単に整理すると、次のように考えるとよいでしょう。

本人確認証明書：役員本人の氏名・住所などを確認するための登記添付書面
印鑑証明書：登録された印鑑が本人のものであることを証明する書類
商業登記電子証明書：電子署名やオンライン手続などに利用する電子的な証明書

商業登記で本人確認証明書が必要になるケース

本人確認証明書は、すべての商業登記で提出が必要になるわけではありません。主に、株式会社を設立するときや、取締役・監査役・執行役などが新たに就任するときに必要となります。

ここでは、本人確認証明書の提出が必要となる代表的なケースについて解説します。

株式会社を設立するとき

株式会社の設立登記では、設立時取締役や設立時監査役について、本人確認証明書が必要になる場合があります。法務局の設立登記申請書の案内では、設立時取締役・設立時監査役について、印鑑証明書を添付しない役員について本人確認証明書を添付することとされています。住民票記載事項証明書や、表・裏面をコピーした運転免許証などが例として挙げられています。

一方、設立時代表取締役などについては、印鑑証明書が必要になる場合があります。

したがって、株式会社を設立する際は「役員全員分の本人確認証明書を用意する」と一律に考えるのではなく、誰がどの役職に就任するのか、印鑑証明書を添付する役員なのかを確認することが重要です。

取締役・監査役・執行役が新たに就任するとき

株式会社で新たに取締役、監査役、執行役が就任し、その変更登記を行う場合にも本人確認証明書が必要になることがあります。法務省が案内している対象には、取締役、監査役、執行役の就任による変更登記が含まれています。ただし、後述する「再任」は対象から除かれています。

たとえば、次のようなケースです。

株主総会で新しい取締役を選任した
監査役を新たに選任した
取締役の交代により新しい役員が就任した
執行役を新たに選任した

このような場合には、就任承諾書などの登記書類とあわせて、本人確認証明書が必要か確認しましょう。

再任の場合は本人確認証明書が必要？

役員の再任の場合、本人確認証明書は原則として不要です。法務省が示す本人確認証明書の対象となる変更登記は、「取締役、監査役又は執行役の就任による変更登記」であり、再任は対象外とされています。

ここでいう再任とは、任期満了後も同じ役員が引き続き役員として選任されるケースです。

ただし、「再任だから登記書類が何もいらない」という意味ではありません。役員変更登記そのものは必要になるため、株主総会議事録や就任承諾書など、手続きに応じた書類を準備する必要があります。

本人確認証明書が不要なケース

本人確認証明書が不要となる代表的なケースは、次のとおりです。

役員が再任される場合：

新たな就任ではなく再任であれば、本人確認証明書は原則として不要です。

印鑑証明書を添付することで本人確認証明書が不要となる場合：

登記手続きによっては、本人確認証明書の代わりに印鑑証明書を添付する扱いがあります。

オンライン申請で一定の電子署名等を利用する場合：

オンライン申請では、電子署名を付した就任承諾書等の情報と電子証明書を送信することで、一部の添付書類を省略できる場合があります。株式会社の設立登記について、法務局も設立時取締役・設立時監査役の本人確認証明書などが不要になるケースを案内しています。

そのため、「オンライン申請なら本人確認証明書は必ず不要」と考えるのではなく、どの方法で電子署名を行うのかまで確認してください。

本人確認証明書として認められる書類

商業登記の本人確認証明書には、いくつかの種類があります。住民票の写しや戸籍の附票のほか、運転免許証やマイナンバーカードのコピーなども利用できます。

ここでは、本人確認証明書として認められる主な書類と、それぞれの準備方法について解説します。

住民票の写し・住民票記載事項証明書

比較的準備しやすいのが、住民票の写しや住民票記載事項証明書です。本人の氏名・住所などを公的に確認できるため、商業登記の本人確認証明書として利用できます。

ただし、住民票を取得するときは、マイナンバーが記載されていないものを選ぶことが重要です。法務省も、本人確認証明書として住民票を使用する場合、個人番号が記載されていないものを使用するよう案内しています。窓口で請求する際は、「商業登記に提出するので、マイナンバーの記載がない住民票が必要」と伝えると安心です。

運転免許証のコピー

運転免許証も本人確認証明書として利用できます。ただし、運転免許証は表面だけではなく、裏面もコピーする必要があります。住所変更などが裏面に記載されている可能性があるためです。

さらに、コピーには本人が「原本と相違がない」旨を記載し、記名する必要があります。

表面・裏面のコピー漏れや、原本証明の記載漏れは提出前に特に確認したいポイントです。

マイナンバーカードのコピー

マイナンバーカードも本人確認証明書として使用できます。ただし、商業登記では表面のみをコピーするのがポイントです。マイナンバーカードの裏面には個人番号が記載されているため、本人確認証明書として提出する際に裏面をコピーしてはいけません。法務省も、表面のみをコピーし、本人が原本と相違がない旨を記載して記名する方法を示しています。

マイナンバーカードの裏面をコピーしないことは、個人番号の不必要な取得・利用を避ける観点からも重要です。個人情報保護委員会も、身分証明書として利用する目的でマイナンバーカードの表面をコピーすることは可能である一方、番号法で定められた場合以外に裏面の個人番号をコピーすることはできないと説明しています。

その他の本人確認証明書

そのほか、法務省が本人確認証明書の例として挙げているものに、戸籍の附票があります。また、住所が記載された住基カードのコピーも例として示されています。ただし、本人確認証明書として利用できるかどうかは書類の種類だけで判断せず、現在の登記手続きで法務局が認めている書類かを確認することが大切です。

特に、古い解説記事には現在の制度と異なる情報が残っている場合があります。迷ったときは、最新の法務省・法務局の案内を確認しましょう。

本人確認証明書を取得・準備する方法

本人確認証明書は、使用する書類によって取得・準備する方法が異なります。住民票は市区町村の窓口などで取得し、運転免許証やマイナンバーカードは必要な面をコピーして準備します。

ここでは、それぞれの書類の準備方法と、用意するタイミングについて解説します。

住民票を取得する方法

住民票の写しは、住所地の市区町村で取得できます。自治体によっては、役所の窓口だけでなく、マイナンバーカードを利用したコンビニ交付などに対応している場合もあります。取得時には、商業登記に使用することを考え、次の点を確認しましょう。

氏名・住所が正確に記載されているか
マイナンバーが記載されていないか
必要な証明事項が省略されていないか
登記書類の氏名・住所と一致しているか

特に注意したいのがマイナンバーです。商業登記の本人確認証明書として住民票を使う場合、個人番号が記載されていないものを使用します。

運転免許証・マイナンバーカードを使用する場合

運転免許証を使用する場合は、表面・裏面をコピーします。

一方、マイナンバーカードは表面のみをコピーします。そのうえで、本人確認証明書としてコピーを提出する場合は、本人が原本と相違がない旨を記載し、記名します。法務省は、運転免許証等について表裏面のコピー、マイナンバーカードについて表面のみのコピーを行う方法を示しています。

コピーが不鮮明だと氏名や住所を確認できない可能性があるため、文字が読める状態でコピーすることも大切です。

本人確認証明書を準備するタイミング

本人確認証明書は、登記申請書類を作成する段階で必要性を確認しておくと安心です。特に会社設立では、定款や就任承諾書、印鑑証明書など複数の書類を同時に準備することになります。後から本人確認証明書だけ不足すると、登記申請全体がスムーズに進まない可能性があります。

おすすめは、次の順番で確認することです。

今回の登記で本人確認証明書が必要か確認する
必要な役員を特定する
使用する本人確認証明書を決める
氏名・住所を登記書類と照合する
コピーや原本証明などを準備する
登記申請書類全体を最終確認する

登記申請について相談する

商業登記で本人確認証明書を提出するときの注意点

本人確認証明書を提出する際は、単に身分証をコピーするだけでは不十分な場合があります。書類の種類によってコピーする範囲や必要な記載が異なるため、提出前に確認が必要です。

ここでは、本人確認証明書を提出するときに押さえておきたい注意点を解説します。

コピーを提出する場合の注意点

運転免許証やマイナンバーカードなどをコピーして提出する場合は、必要な情報が鮮明に確認できる状態にします。また、法務省が示す方法では、本人確認証明書としてコピーを提出する場合、本人が「原本と相違がない」旨を記載して記名する必要があります。

コピーの余白などに原本証明を記載する際は、原本との対応関係が分かるようにしておくとよいでしょう。

運転免許証は表面・裏面を確認する

運転免許証を使う場合は、表面だけでなく裏面もコピーします。

特に住所変更がある場合、裏面に新しい住所が記載されていることがあります。

表面だけコピーしてしまうと、現在の住所を確認できない可能性があるため注意が必要です。

また、住所が登記書類に記載された住所と一致しているかも確認してください。

マイナンバーカードは裏面を提出しない

マイナンバーカードを本人確認証明書として使う場合は、表面のみをコピーします。裏面には個人番号が記載されているため、本人確認証明書として裏面までコピーして提出する必要はありません。法務省も商業登記の本人確認証明書について、マイナンバーカードは表面のみコピーするよう明示しています。

「運転免許証は表裏」「マイナンバーカードは表面のみ」と覚えておくと、コピーの間違いを防ぎやすくなります。

「原本と相違がない」旨の記載・記名を確認する

運転免許証やマイナンバーカードなどのコピーを本人確認証明書として提出する場合、原本とコピーが同一であることを示すための記載と記名が必要です。「コピーしただけで提出できる」と思っていると、この部分を忘れてしまうことがあります。

提出前に、以下のことをチェックしましょう。

「原本と相違がない」旨の記載があるか
本人の記名があるか
必要な面がコピーされているか

登記申請書類と住所・氏名が一致しているか確認する

本人確認証明書を用意したら、就任承諾書や登記申請書などに記載した住所・氏名と照合します。たとえば、本人確認証明書では「東京都○○区○○1丁目1番1号」となっているのに、就任承諾書では表記が異なっている場合、確認に時間がかかる可能性があります。

法務省は、本人確認証明書について、就任承諾書などに記載された氏名・住所と同一の氏名・住所が記載されたものを添付する必要があると案内しています。登記書類を作成するときは、本人確認証明書を見ながら氏名・住所を入力するとミスを防ぎやすくなります。

商業登記の本人確認証明書に関するよくある質問

商業登記の本人確認証明書については、「誰の書類が必要？」「有効期限はある？」など、さまざまな疑問が生じます。

ここでは、本人確認証明書に関するよくある質問をまとめて解説します。

本人確認証明書は誰のものが必要？

原則として、本人確認証明書が必要となる役員本人のものを用意します。たとえば、新たに取締役が就任する場合、その取締役本人の氏名・住所を確認できる書類が必要です。会社代表者や申請代理人の本人確認書類を提出すればよいという意味ではありません。

誰の本人確認証明書が必要なのかは、今回の登記で「新たに就任する役員」が誰なのかを確認すると分かりやすいでしょう。

本人確認証明書に有効期限はある？

本人確認証明書について、印鑑証明書のようにすべての書類について一律に「発行から3か月以内」と考えるのは適切ではありません。特に運転免許証やマイナンバーカードは、カード自体の有効期限などを確認する必要があります。

一方、住民票の写しについては、登記申請時点の住所を確認できるよう、できるだけ申請直前に取得したものを用意するのが安全です。また、手続きによって添付書類の要件が異なる場合があります。申請前に管轄法務局や最新の申請書記載例を確認しましょう。

住民票にマイナンバーが記載されていても大丈夫？

商業登記の本人確認証明書として使用する住民票については、マイナンバーが記載されていないものを使用してください。法務省も、本人確認証明書として使用する住民票記載事項証明書・住民票の写しについて、個人番号が記載されていないものを使用するよう案内しています。

もし誤ってマイナンバー入りの住民票を取得した場合は、そのまま提出するのではなく、個人番号の記載がない住民票を取り直すのが安全です。

本人確認証明書はオンライン申請でも必要？

オンライン申請だからといって、必ず本人確認証明書が不要になるわけではありません。ただし、電子署名など所定の条件を満たすことで、一部の添付書類を省略できる場合があります。

法務局は株式会社の設立登記について、電子証明書を用いて電子署名を行うことで、設立時取締役や設立時監査役の本人確認証明書など、一部の添付書類が不要になる場合があると案内しています。

オンライン申請を予定している場合は、紙で申請する場合と必要書類が同じとは限らないため、利用する申請方法に対応した最新の手引きを確認してください。

本人確認証明書を用意できない場合はどうする？

まず、別の認められる本人確認証明書を利用できないか確認しましょう。たとえば、住民票の写しを準備できるのであれば、運転免許証やマイナンバーカードのコピーに代えて住民票を利用できる可能性があります。法務省が示す本人確認証明書の例には、住民票記載事項証明書、戸籍の附票、運転免許証等のコピー、マイナンバーカード表面のコピーなどがあります。

どの書類も準備できない場合は、自己判断で別の書類を提出するのではなく、管轄の登記所に相談することをおすすめします。