商業登記規則61条とは？添付書面や印鑑証明書の必要条件をわかりやすく解説

商業登記規則61条とは

商業登記規則61条は、株式会社の設立や役員変更などの登記手続きにおいて、印鑑証明書や本人確認証明書などの添付書面について定めた重要な規定です。特に、取締役や代表取締役の就任・辞任では、どの書類が必要なのか判断に迷うことがあります。

ここでは、商業登記規則61条の基本的な内容や、登記申請で添付書面が必要となる理由について、具体的なケースを交えながら分かりやすく解説します。

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商業登記規則61条が定めている内容

商業登記規則61条は、主として株式会社の設立・役員変更などにおいて、申請書にどのような証明書や書面を添付する必要があるかを定める規定です。

特に実務で重要になるのが、次のような場面です。

取締役などが新たに就任するとき
代表取締役が新たに就任するとき
代表取締役を選定するとき
株主総会の決議などを原因として登記するとき
代表取締役等が辞任するとき
株主総会決議等に関する株主リストを添付するとき

つまり、「商業登記規則61条＝役員変更だけの条文」と考えるのは正確ではありません。実際には、株主総会の決議を原因とする登記に関係する株主リストや、役員の就任・辞任に関係する証明書など、複数の登記場面に関係します。

商業登記の申請で添付書面が必要な理由

商業登記は、会社の商号や本店、代表者など、取引上重要な情報を公示する制度です。登記官が申請内容を審査し、一定の事項を登記簿に記録・公開することで、取引の安全や会社の信用を支える役割があります。

そのため、単に「役員を変更しました」と申請するだけではなく、その変更が実際に会社の意思決定に基づいて行われたことなどを確認できる書面が必要になります。たとえば、取締役が就任する場合には就任承諾書、株主総会決議を前提とする場合には株主総会議事録などを提出します。

商業登記規則61条は、こうした登記申請の際に、本人確認や意思決定の真正を確認するための証明書類について定めていると理解すると分かりやすいでしょう。

商業登記規則61条が関係する主な登記手続き

商業登記規則61条は、株式会社の設立や役員変更など、さまざまな登記手続きに関係します。たとえば、取締役や代表取締役が新たに就任する場合には、就任承諾書や、場合によっては印鑑証明書などが必要です。代表取締役を選定する際には、株主総会議事録や取締役会議事録など、選定方法に応じた書面を添付します。

また、役員が辞任する場合には辞任届などが必要で、代表取締役などについては、使用する印鑑によって印鑑証明書の要否が変わります。

このほか、株主総会決議を原因とする登記では株主リスト、会社の設立登記では定款や就任承諾書、印鑑証明書などが必要になります。ただし、必要な添付書面は会社の機関設計や登記原因によって異なるため、実際の手続きでは登記内容に応じて確認することが大切です。

商業登記規則61条で定められている主な添付書面

商業登記規則61条では、登記申請の内容に応じて、印鑑証明書や本人確認証明書など、さまざまな添付書面について定められています。必要な書類は、役員の就任・辞任や代表取締役の選定など、登記する内容によって異なります。

ここでは、商業登記規則61条に関係する主な添付書面について、それぞれの役割や必要となるケースを分かりやすく解説します。

定款や株主総会議事録などの書面

商業登記では、登記すべき事項が発生したことを証明するため、定款や株主総会議事録、取締役会議事録などを添付するケースがあります。たとえば役員変更では、株主総会で取締役を選任したことを証明するため、株主総会議事録を添付することがあります。

また、取締役会設置会社で代表取締役を選定する場合には、取締役会議事録など、代表取締役を選定したことが分かる書面が問題になります。

なお、議事録への押印については、一般的な株主総会議事録と、代表取締役の選定に関係する議事録とで扱いが異なる点に注意が必要です。法務局も、取締役会を設置していない株式会社が株主総会の決議によって代表取締役を定める場合には、一定の条件のもとで議長・出席取締役の押印が必要になると案内しています。

就任承諾書に関する印鑑証明書

取締役などが新たに就任する場合、就任承諾書に押印した印鑑について、市区町村長が作成した印鑑証明書が必要となる場合があります。商業登記規則61条4項では、設立時取締役や、新たに就任する取締役について、就任承諾書に押印した印鑑の印鑑証明書に関するルールを定めています。

ここで重要なのは、「新任」と「再任」は区別されるという点です。法務省も、就任承諾書についての押印が必要となる書面について、「再任の場合を除く」と案内しています。

したがって、役員変更登記をするときは、単に「取締役が就任する」と考えるのではなく、「新任なのか、任期満了に伴う再任なのか」を確認する必要があります。

代表取締役の選任に関する書面

代表取締役が就任する場合には、代表取締役を選定したことを証明する書面も重要です。代表取締役の選定方法には、会社の機関設計などによって違いがあります。たとえば、以下のような方法があります。

株主総会の決議によって選定する
取締役の互選によって選定する
取締役会の決議によって選定する

商業登記規則61条6項では、代表取締役等の就任による変更登記について、選定方法に応じて議事録等に押印した印鑑の証明に関するルールを定めています。たとえば、株主総会で代表取締役を定めた場合には議長・出席取締役の印鑑、取締役会で選定した場合には出席した取締役・監査役の印鑑が対象となります。ただし、変更前の代表取締役等が登記所に提出している印鑑と同一の場合などには例外があります。

本人確認証明書

新しく役員が就任する場合、本人確認証明書が必要となるケースがあります。本人確認証明書とは、就任する役員の氏名や住所などを確認するための公的な証明書等を指します。

代表的なものとして、住民票記載事項証明書などが挙げられます。また、法務局の案内では、運転免許証の写しなどを利用する方法も示されています。運転免許証の写しを利用する場合には、原本と相違がない旨の記載など、所定の対応が必要です。

ただし、本人確認証明書はすべての役員変更で一律に必要というわけではありません。

印鑑証明書を添付することで本人確認証明書に代えることができる場合や、オンライン申請で一定の電子証明書を利用することで本人確認証明書の添付が不要となる場合もあります。

辞任を証する書面に関する印鑑証明書

代表取締役等が辞任する場合には、辞任届などの「辞任を証する書面」が必要になります。特に、登記所に印鑑を提出している代表取締役等が辞任する場合は注意が必要です。

辞任届に押印した印鑑と登記所に提出している印鑑が同一でない場合には、原則として、その押印した印鑑について市区町村長が作成した印鑑証明書を添付する必要があります。反対に、登記所に提出している印鑑と同じ印鑑を使用する場合には、この印鑑証明書の添付が不要となる仕組みがあります。この点は「代表取締役の辞任＝必ず印鑑証明書が必要」という意味ではないため、辞任届にどの印鑑を押すのかを確認することが重要です。

株主リスト

株主リストは、株主総会の決議などを原因とする登記で問題になる添付書面です。法務省の資料によると、株主リストには、一定の要件を満たす株主について、氏名または名称、住所、株式数、議決権数などを記載します。対象となる株主は、原則として「10名」と「議決権割合を順次加算して3分の2に達するまでの人数」のうち、少ない人数です。

なお、株主総会決議を要する登記事項が複数ある場合でも、一定の条件を満たせば1通の株主リストで対応できる場合があります。

資本金の額の計上に関する証明書

募集株式の発行などによって資本金の額を変更する場合には、資本金の額が適法に計上されたことを確認するための書面が問題になります。具体的な必要書面は、増資の方法や現物出資の有無などによって変わります。そのため、「資本金を増やすなら常に同じ証明書を提出する」と考えるのではなく、増資の原因となった手続きに応じて添付書面を確認することが大切です。

なお、払込みがあったことを証する書面については、銀行等が作成した保管証明書だけに限定されるわけではありません。法務省は、代表者が作成した払込みの事実を証明する書面に、払込みが確認できる預金通帳の写しなどを合わせたものを利用できると案内しています。

役員変更登記と商業登記規則61条の関係

役員変更登記では、取締役や代表取締役の就任・再任・辞任など、変更内容に応じて必要な添付書面や印鑑証明書が異なります。商業登記規則61条は、こうした役員変更に関する書類や印鑑の扱いを確認するうえで重要な規定です。

ここでは、取締役や代表取締役が就任・再任・辞任する場合に、商業登記規則61条がどのように関係するのかを解説します。

取締役が就任する場合

新しい取締役が就任する場合、一般的には、取締役を選任したことを証する株主総会議事録などに加えて、就任承諾書が必要になります。そして、商業登記規則61条により、就任承諾書に押印した印鑑について印鑑証明書が必要となるケースがあります。

さらに、新任の役員については、本人確認証明書の扱いも確認しなければなりません。ポイントは、「取締役の就任」だけでは必要書類を確定できないことです。取締役会の有無、代表取締役を誰が選定するのか、就任する人物が新任なのか再任なのかなどを確認してから書類を準備しましょう。

代表取締役が就任する場合

代表取締役が新たに就任する場合は、取締役の就任に関する書類だけでなく、代表取締役を選定したことを証する書面についても確認が必要です。たとえば取締役会設置会社では、取締役会議事録によって代表取締役を選定するケースがあります。

一方、取締役会を設置していない会社では、定款の定めなどにより、株主総会や取締役の互選によって代表取締役を定める場合があります。

この違いによって、議事録や押印、印鑑証明書の扱いが変わります。法務局も、代表取締役の選定方法ごとに必要となる書面や押印について案内しています。

役員が再任される場合

役員の再任では、新任の場合と同じように考えないことが重要です。商業登記規則61条4項・5項に関係する就任承諾書への印鑑証明書のルールは、基本的に再任の場合を除いて適用されます。法務省も、就任承諾書に関する押印の必要性について、再任を除く旨を明示しています。したがって、「役員が就任する＝必ず印鑑証明書が必要」と覚えてしまうと、再任登記で判断を誤る可能性があります。

なお、再任であっても、役員変更登記そのものが不要になるわけではありません。任期や選任手続き、登記事項を確認したうえで申請する必要があります。

取締役や代表取締役が辞任する場合

取締役が辞任するときは、辞任届などの辞任を証する書面を添付して登記申請を行います。特に注意したいのが、代表取締役等の辞任と印鑑証明書の関係です。登記所に印鑑を提出している代表取締役等について、辞任届に押印した印鑑と登記所届出印が同じであれば、一定の条件のもとで印鑑証明書の添付は不要です。

一方、異なる印鑑を使用した場合には、押印した印鑑について市区町村長作成の印鑑証明書が必要となります。

商業登記規則61条で印鑑証明書が必要になるケース

商業登記規則61条では、役員の就任や代表取締役の選定・辞任などに関連して、印鑑証明書が必要となるケースが定められています。ただし、すべての役員変更で印鑑証明書が必要になるわけではなく、新任・再任の別や会社の機関設計などによって扱いが異なります。

ここでは、取締役や代表取締役の就任・辞任を中心に、印鑑証明書が必要となるケースと不要となるケースを分かりやすく解説します。

取締役の就任で印鑑証明書が必要になる場合

新たに取締役が就任する場合、就任承諾書に押印した印鑑について印鑑証明書を添付する必要が生じることがあります。商業登記規則61条では、設立時取締役や、新たに就任する取締役についてこのルールを定めています。

一方で、会社の機関設計や代表取締役への就任を伴うかどうかなどによって、具体的な書類構成は変わります。

代表取締役の就任で印鑑証明書が必要になる場合

代表取締役の就任では、大きく分けて2種類の印鑑証明書を考えると理解しやすくなります。1つは、代表取締役本人の就任承諾書に関するものです。

もう1つは、代表取締役を選定した議事録等に押印した者の印鑑に関するものです。

後者については、株主総会で選定したのか、取締役の互選なのか、取締役会で選定したのかによって対象となる押印者が変わります。さらに、変更前の代表取締役が登記所に提出している印鑑と同一の印鑑が使用されている場合には例外があります。

代表取締役の辞任で印鑑証明書が必要になる場合

代表取締役の辞任では、辞任届にどの印鑑を押すかが重要です。登記所届出印を押した場合には、印鑑証明書を別途添付する必要がないケースがあります。

一方、登記所届出印とは異なる印鑑を押した場合は、その印鑑について市区町村長作成の印鑑証明書を添付する必要があります。

電子署名を利用したオンライン申請については、一定の要件を満たすことで、別途印鑑証明書を提出する必要がない場合もあります。

印鑑証明書が不要となるケース

代表的なケースは次のとおりです。

役員が再任される場合
代表取締役等の辞任で、辞任届に登記所届出印を使用する場合
一定の条件を満たすオンライン申請で電子証明書等を利用する場合
他の添付書面によって所定の証明を代替できる場合

ただし、「印鑑証明書が不要」ということと、「印鑑や電子署名も不要」ということは同じではありません。たとえば、書面による登記申請では、申請書や委任状について登記所に提出した会社の印鑑が必要となる場合があります。オンライン申請では印鑑提出が任意とされる一方、代表者の印鑑証明書が必要などの理由から印鑑提出が必要となるケースもあります。

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商業登記規則61条と株主リスト

商業登記規則61条では、株主総会の決議を要する登記について、株主リストの添付が必要となる場合があります。株主リストには、一定の株主の氏名・名称や住所、株式数、議決権数などを記載する必要があるため、作成時には記載内容や対象となる株主を正しく確認することが大切です。

ここでは、株主リストが必要となる登記や記載事項、作成時に注意したいポイントについて分かりやすく解説します。

株主リストが必要になる登記

株主リストは、株主総会の決議などを登記原因とする場合に添付書面となります。たとえば、株主総会で取締役を選任した場合など、株主総会決議に基づいて登記申請をする場面で問題になります。

株主リストについては、「株主総会に実際に出席した株主だけを書けばよい」と考えるのは誤りです。

法務省の資料では、当該決議について議決権を行使できる株主を基準として記載することが示されています。出席しなかった株主や議決権を行使しなかった株主も対象になり得ます。

株主リストに記載する内容

株主リストには、原則として次のような事項を記載します。

株主の氏名または名称
株主の住所
株式数
議決権数
総議決権数に対する議決権割合

対象となる株主については、議決権割合の高い順に並べ、合計が3分の2に達するまでの人数と10名のうち、少ない人数を基準とします。

種類株式発行会社の場合は、種類株式の種類や種類ごとの株式数についても注意が必要です。

株主リストを作成するときの注意点

株主リストで特に注意したいのは、議決権割合の計算基準です。単純に「株式をたくさん持っている株主を10人書く」という考え方ではありません。その議案について議決権を行使できる株主を基準に、議決権数と割合を確認する必要があります。

また、株主総会決議を要する登記事項が複数ある場合、それぞれについて株主リストを作成するのが原則ですが、各議案で対象となる株主や議決権数が同じであるなど、一定の場合には1通にまとめられることがあります。

商業登記規則61条を確認するときの注意点

商業登記規則61条を確認するときは、条文の内容だけでなく、対象となる会社の機関設計や代表取締役の選定方法などを確認することが重要です。会社によって必要となる書類や押印者が異なる場合があるため、登記申請を行う際には、自社の状況に応じて必要な手続きを整理する必要があります。

会社の機関設計によって必要書類が異なる

商業登記規則61条を確認する際に、特に重要となるのが、会社の機関設計を確認することです。具体的には、取締役会設置会社であるか、取締役会非設置会社であるか、監査役を置いているか、会計参与や監査等委員会などを設置しているかといった点を確認する必要があります。また、代表取締役をどのような方法で選定することになっているのかによっても、必要となる書類や押印者が変わる場合があります。

たとえば、取締役会設置会社では、代表取締役を取締役会で選定するのが基本的な形となります。一方、取締役会を設置していない会社では、定款の定めなどに基づき、株主総会や取締役の互選によって代表取締役を定めることがあります。

このように、会社の機関設計や代表取締役の選定方法によって、登記申請に必要となる書類や押印すべき者が異なる場合があります。そのため、他社の登記申請書をそのまま流用するのではなく、対象となる会社の定款や登記記録などを確認したうえで、個別に必要な書類や手続きを判断することが重要です。

登記内容に応じて添付書面を確認する

必要書類を判断するときは、まず「何の登記をするのか」を明確にします。たとえば「役員変更」だけでは情報が足りません。「取締役1名が任期満了で再任された」のか、「取締役1名が辞任して新しい取締役が就任した」のかでは、必要な書面が異なります。

さらに、新しい代表取締役が就任する場合には、代表取締役の選定方法まで確認する必要があります。

法務省も、必要な添付書面は登記すべき事項によって異なるため、具体的な手続きでは管轄登記所への確認を案内しています。

書類の記載内容や押印に不備がないか確認する

添付書面をそろえても、記載内容や押印に不備があると補正が必要になる可能性があります。

特に確認したいのは、以下のような点です。

氏名・住所が登記申請の内容と一致しているか
就任承諾書に必要な記載があるか
辞任届の記載に問題がないか
必要な議事録がそろっているか
押印が必要な書面に適切な印鑑を使用しているか
印鑑証明書などの証明書が必要なケースでは添付されているか
株主リストの議決権数・割合に誤りがないか

なお、商業・法人登記では押印の見直しも行われています。法務省は、書面ごとの押印の要否について一覧を公表しているため、古いテンプレートを使用する場合は最新情報との違いにも注意しましょう。

商業登記規則61条に関するよくある質問

商業登記規則61条については、登記申請に必要な書類や押印の要否、代表取締役の選定方法など、実務上迷いやすい点があります。ここでは、商業登記規則61条に関してよく寄せられる質問を取り上げ、具体的なケースを踏まえて分かりやすく解説します。

商業登記規則61条は役員変更だけに関係する？

いいえ、役員変更だけを対象とする規定ではありません。

商業登記規則61条は、役員の就任や代表取締役の選定・辞任に関係する添付書面だけでなく、株主総会決議に関連する株主リストなどについても規定しています。そのため、「商業登記規則61条＝役員変更のための条文」と理解するより、一定の登記申請に必要となる証明書類・添付書面のルールを定めた規定と捉えると分かりやすいでしょう。