本店移転登記申請書とは何か
本店移転登記申請書とは、会社の本店所在地を変更した際に、その事実を登記簿に反映させるために法務局へ提出する書類です。会社法では、本店所在地は必ず登記すべき事項とされており、本店を移転した場合には所定の期限内に登記申請を行う必要があります。
この章では、本店移転登記申請書の基本的な意味と、どのような場合に提出が必要となるのか、申請を怠った場合のリスクについて整理します。
本店移転登記の基本的な意味
本店移転登記とは、会社の本店所在地が変更された事実を、商業登記簿に反映させる手続きです。本店とは、会社の業務の中心となる所在地を指し、定款にも記載される重要な事項です。オフィスの移転や事業拡大に伴い本店所在地が変わった場合には、その内容を正確に登記する必要があります。本店移転登記申請書は、この登記手続きを行うための申請書であり、会社名、本店の旧所在地と新所在地、移転年月日などを記載します。登記簿上の情報は、取引先や金融機関、公的機関も参照するため、現状と一致していることが求められます。
h3 本店移転登記が必要となるケース
本店移転登記が必要となるのは、会社の本店所在地が実際に変更された場合です。たとえば、同一市区町村内でオフィスを移転した場合でも、本店所在地が変わる以上、登記申請は必要です。また、市区町村をまたいで本店を移転する場合も同様に、本店移転登記を行わなければなりません。なお、支店の移転や営業所の移動のみで、本店所在地が変わらない場合には、本店移転登記は不要です。このように、登記が必要かどうかは「本店所在地が変わったかどうか」で判断することが重要です。
本店移転登記を怠った場合のリスク
本店移転登記は任意の手続きではなく、会社法に基づく義務です。本店を移転した日から一定期間内に登記申請を行わなかった場合、代表者が過料の制裁を受ける可能性があります。また、登記簿上の本店所在地と実際の所在地が異なる状態が続くと、郵便物が届かない、金融機関との手続きが進まない、取引先からの信用を損なうといった実務上の支障も生じます。そのため、本店移転が決まった時点で、速やかに登記申請の準備を進めることが重要です。
本店移転登記申請書をダウンロードする前に確認すべきこと
本店移転登記申請書は、法務局の様式をダウンロードして作成するのが一般的ですが、事前確認を怠ると、様式の選択や記載内容を誤り、補正や再提出が必要になることがあります。
この章では、申請書をダウンロードする前に必ず確認しておくべきポイントを整理します。
本店移転が管轄内か管轄外かを確認する
本店移転登記では、移転前後の所在地が同一の法務局管轄内か、異なる管轄にまたがるかによって、手続き内容が変わります。たとえば、同一市区町村内での移転であっても、法務局の管轄が変わらない場合は「管轄内本店移転」となります。一方、市区町村を越えて本店を移転し、管轄法務局が変わる場合は「管轄外本店移転」となります。管轄外本店移転の場合には、申請書の提出先や登録免許税の扱いが異なるため、最初に管轄の確認を行うことが重要です。
会社形態・機関設計による違い
本店移転登記の手続きは、会社の形態や機関設計によっても異なります。たとえば、取締役会設置会社では、原則として取締役会の決議が必要となりますが、取締役会非設置会社では、株主総会の決議や代表取締役の決定で足りる場合があります。また、定款に本店所在地の記載方法が「市区町村まで」とされているか、「番地まで」とされているかによっても、必要な決議内容が変わります。これらを確認せずに申請書を作成すると、添付書類の不足につながるため注意が必要です。
誤った様式を使うとどうなるか
本店移転登記申請書には、商業登記専用の様式があります。不動産登記の申請書と混同したり、古い様式を使用したりすると、法務局で受理されない可能性があります。また、管轄内・管轄外の違いを誤って理解したまま様式を作成すると、登録免許税の金額や申請方法を間違える原因になります。申請書をダウンロードする前に、自社の本店移転がどのケースに該当するのかを整理し、適切な様式を使用することが、スムーズな登記申請につながります。
本店移転登記申請書のダウンロード方法
本店移転登記申請書は、法務局が提供している公式様式を利用するのが基本です。インターネット上には独自様式を配布しているサイトもありますが、様式の不一致や記載項目の不足により補正を求められるケースもあります。
この章では、公式様式を使って本店移転登記申請書をダウンロードする方法と、ダウンロード後に確認すべき点を解説します。
法務局公式様式を利用する理由
本店移転登記申請書は、法務局が指定する様式で作成する必要があります。公式様式を利用すれば、必要な記載項目があらかじめ網羅されているため、記載漏れや形式不備を防ぎやすくなります。また、法務局の様式は制度改正に応じて更新されるため、最新の様式を使用することで、過去の様式による不受理のリスクを避けることができます。登記申請を確実に行うためには、法務局公式の申請書をダウンロードして使用することが重要です。
本店移転登記申請書の具体的なダウンロード手順
本店移転登記申請書は、法務局の公式ウェブサイトからダウンロードできます。商業・法人登記の申請書様式一覧の中から、本店移転に該当する申請書を選択します。ダウンロード形式はPDF形式やWord形式が用意されていることが多く、パソコン上で入力してから印刷することも、手書きで記入することも可能です。ダウンロードの際には、本店移転が管轄内か管轄外かを確認し、該当する様式を選ぶようにしてください。
ダウンロード後に必ず確認すべきポイント
申請書をダウンロードした後は、すぐに記入を始めるのではなく、記載項目を一通り確認することが大切です。会社名や会社法人等番号を正確に記載できるか、本店所在地の表記欄が自社のケースに合っているかを確認します。また、申請日や原因日付を記入する欄があるため、決議日や移転日を整理しておく必要があります。これらを事前に確認しておくことで、記入途中で手戻りが発生するのを防ぐことができます。
本店移転登記申請書の記載例と書き方
本店移転登記申請書は、記載項目自体は多くありませんが、記入内容に誤りがあると補正や再提出が必要になります。特に、本店所在地の表記や移転年月日、登録免許税の記載は間違えやすいポイントです。
この章では、申請書の主な記載欄ごとに、正しい書き方と注意点を整理します。
申請書上部（申請人・会社情報）の書き方
申請書の上部には、会社名、会社法人等番号、本店所在地、代表者の氏名などを記載します。会社名は登記簿に記載されている正式名称を使用し、略称や通称は記載しません。会社法人等番号は、登記簿謄本や履歴事項全部証明書で確認し、数字を正確に転記します。本店所在地は、移転前の所在地を記載する欄と、新しい所在地を記載する欄を取り違えないよう注意が必要です。ビル名や部屋番号を含めるかどうかは、定款や登記の記載方法に合わせて統一します。
本店移転内容・原因・年月日の記載方法
本店移転登記申請書では、「本店移転」という登記の原因と、その年月日を記載します。この年月日は、実際に本店を移転した日、または本店移転を決定した日として登記すべき日を記載します。取締役会設置会社の場合は取締役会決議日、取締役会非設置会社の場合は株主総会決議日や代表取締役の決定日が基準となることが一般的です。決議日と移転日が異なる場合には、どの日付を登記原因日とするかを事前に整理し、申請書と添付書類の内容が一致するようにします。
登録免許税・収入印紙欄の注意点
本店移転登記には登録免許税が必要となり、その金額は移転が管轄内か管轄外かによって異なります。管轄内本店移転の場合は比較的低額ですが、管轄外本店移転の場合は、移転前後の双方の法務局に申請が必要となるため、登録免許税の合計額が増えます。申請書には、登録免許税額を記載し、所定の金額の収入印紙を貼付します。金額を誤ると補正対象となるため、事前に自社のケースに応じた税額を確認した上で記載することが重要です。
本店移転登記申請書の記載で会社規模別に注意すべき点
本店移転登記申請書の記載内容は共通していますが、会社の規模や組織形態によって、実務上の注意点が異なります。たとえば、代表取締役1名のみの小規模な会社では、決議方法がシンプルな反面、決定権者や決議日を曖昧にしやすい傾向があります。一方、取締役会設置会社では、取締役会決議が前提となるため、議事録の記載内容と申請書の記載が一致しているかをより厳密に確認する必要があります。申請書を作成する際は、自社がどの会社形態に該当するかを前提に、記載内容を整理することが重要です。
定款の本店記載方法によって変わる記載上の注意点
定款に記載されている本店所在地の表記方法によっても、申請書作成時の注意点は異なります。定款に「本店を東京都新宿区に置く」と市区町村までしか記載されていない場合、市区町村内での移転であれば定款変更は不要となることがあります。一方、「本店を東京都新宿区○丁目○番○号に置く」と番地まで記載されている場合には、同一市区町村内の移転であっても定款変更が必要になるケースがあります。申請書の記載内容が定款や議事録と整合していないと補正の対象となるため、事前に定款の記載を確認したうえで申請書を作成することが重要です。
本店移転年月日の記載で迷いやすいケース
本店移転登記申請書に記載する年月日は、実務上迷いやすいポイントです。たとえば、取締役会で本店移転を決議した日と、実際に事務所を移転した日が異なる場合、どの日付を登記原因日とするかを整理しないまま申請してしまうと、添付書類との不整合が生じます。一般的には、会社として本店移転を正式に決定した日を登記原因日とすることが多いですが、会社の状況によって扱いが異なる場合もあります。申請書と議事録、定款変更の有無を一体で確認し、日付の整合性を確保することが重要です。
本店移転が管轄内か管轄外かで異なる手続き内容
本店移転登記では、移転前後の所在地が同一の法務局管轄内か、異なる管轄にまたがるかによって、申請方法や必要な手続きが大きく変わります。この違いを正しく理解していないと、提出先の誤りや登録免許税の不足といった不備が生じやすくなります。
この章では、管轄内本店移転と管轄外本店移転の違いを整理します。
管轄内本店移転の場合の手続き
管轄内本店移転とは、本店所在地が変更されたものの、移転前後で管轄する法務局が変わらないケースを指します。たとえば、同一市区町村内での移転や、法務局の管轄区域内での移動が該当します。この場合、登記申請は一つの法務局に対して行い、登録免許税も一回分で足ります。申請書には旧本店所在地と新本店所在地を記載し、必要な添付書類をそろえて提出します。比較的手続きが簡素であるため、誤りなく進めやすいのが特徴です。
管轄外本店移転の場合の手続き
管轄外本店移転とは、本店所在地を市区町村をまたいで移転し、管轄法務局が変更されるケースです。この場合、移転前の管轄法務局と移転後の管轄法務局の双方に登記申請を行う必要があります。具体的には、移転前の法務局には本店移転の登記申請を行い、移転後の法務局には新たに会社の登記を行う形になります。そのため、登録免許税もそれぞれに必要となり、管轄内本店移転に比べて手続きが複雑になります。
管轄外移転で特に多い不備例
管轄外本店移転で多い不備として、提出先の法務局を誤るケースや、登録免許税の金額不足があります。また、移転前後の申請書や添付書類の日付が一致していないことも、補正の原因となりやすい点です。さらに、移転後の法務局に提出すべき書類を移転前の法務局に提出してしまうなど、申請の流れを誤る例も見られます。管轄外本店移転の場合は、手続きの流れを事前に整理し、提出先ごとに必要な書類を確認することが重要です。
管轄の判断を誤りやすい典型的なケース
本店移転が管轄内か管轄外かの判断は、市区町村名だけで行われがちですが、実務上は法務局の管轄区域を基準に判断します。そのため、市区町村が異なっていても同一法務局の管轄内であるケースや、逆に同一市区町村内であっても管轄法務局が異なるケースが存在します。特に、政令指定都市や広域に管轄を持つ法務局がある地域では、所在地の変化だけで判断せず、必ず法務局の管轄一覧で確認することが重要です。管轄の判断を誤ると、提出先の法務局を間違え、補正や再申請が必要になる可能性があります。
h3 管轄外本店移転で申請が二重になる理由
管轄外本店移転では、移転前後の法務局にそれぞれ申請を行う必要があります。これは、移転前の法務局では「本店が管轄外へ移転した事実」を登記簿に反映させ、移転後の法務局では「新たに本店所在地を管轄する会社として登記簿を編成する」必要があるためです。このため、申請書の提出や登録免許税の納付が一度で済まず、結果として手続きが煩雑になります。管轄外本店移転を行う場合には、最初から二つの申請が必要であることを前提に、スケジュールを組むことが重要です。
管轄外本店移転でスケジュール管理が重要な理由
管轄外本店移転では、移転前後の法務局に対する申請の順序やタイミングにも注意が必要です。申請のタイミングがずれると、登記簿上の本店所在地が一時的に不整合な状態になることがあります。また、申請期限は原則として本店移転日から2週間以内であるため、二つの法務局への申請を期限内に行うためには、事前準備が欠かせません。議事録や申請書を同時に整え、提出先ごとに書類を整理しておくことで、管轄外本店移転に伴うトラブルを防ぐことができます。
本店移転登記に必要な添付書類一覧
本店移転登記申請では、申請書だけでなく、会社の意思決定や移転内容を証明するための添付書類が必要です。添付書類は、会社の機関設計や本店移転の方法によって異なり、不足や内容不一致があると補正を求められます。
この章では、代表的なケースごとに必要となる添付書類を整理します。
取締役会設置会社の場合
取締役会設置会社が本店移転を行う場合、原則として取締役会の決議が必要となります。そのため、添付書類としては、取締役会議事録が必要です。議事録には、本店を移転する旨、移転先の所在地、移転日などが明確に記載されていなければなりません。また、代表取締役が複数いる場合や、定款の定めによって決議方法が異なる場合には、その内容が議事録から確認できる必要があります。管轄外本店移転の場合には、移転前後の法務局に提出する書類の内容が一致していることも重要です。
取締役会非設置会社の場合
取締役会非設置会社では、本店移転の決定方法が会社の定款や機関設計によって異なります。株主総会で決議する場合には、株主総会議事録を添付します。一方、定款の定めにより取締役や代表取締役の決定で足りる場合には、その決定を証する書面を作成します。いずれの場合も、本店移転の内容や移転日が申請書の記載と一致していることが重要です。決議方法を誤ると、添付書類の差し替えが必要になるため、事前に自社の定款を確認しておく必要があります。
添付書類の作成で注意すべき点
添付書類で特に注意すべき点は、日付や記載内容の整合性です。申請書に記載した本店移転年月日と、議事録などに記載された決議日や移転日が一致していない場合、補正対象となります。また、議事録の署名や押印の有無、記載漏れにも注意が必要です。コピーを提出する場合には、原本と相違がないことが分かる形式で作成します。添付書類は、申請書と一体として審査されるため、内容を相互に確認しながら準備することが重要です。
本店移転で定款変更が必要となるかどうかの判断基準
本店移転登記では、すべてのケースで定款変更が必要になるわけではありません。定款に記載されている本店所在地の範囲が、市区町村までとなっている場合には、同一市区町村内での移転であれば定款変更は不要となることがあります。一方、定款に番地まで記載されている場合や、市区町村を越えて本店を移転する場合には、定款変更が必要となるのが一般的です。定款変更が必要な場合には、株主総会決議や定款変更に関する議事録を添付書類として提出する必要があるため、申請書作成前に定款の記載内容を必ず確認しておくことが重要です。
添付書類を省略できるケースとできないケース
本店移転登記における添付書類は、会社の機関設計や決議方法によって異なりますが、すべての書類が常に必要となるわけではありません。たとえば、取締役会非設置会社で、定款の定めにより代表取締役の決定のみで本店移転が可能な場合には、株主総会議事録を省略できることがあります。ただし、どの書類が省略可能かは、定款の内容や会社の状況によって判断されるため、安易に書類を省くと補正の対象となります。添付書類を準備する際には、「不要と思われる書類」であっても、一度必要性を確認した上で判断することが重要です。
添付書類と申請書の内容不一致を防ぐポイント
添付書類で特に注意すべき点は、申請書に記載した内容との整合性です。たとえば、議事録に記載された本店所在地や移転日が、申請書の記載と異なっている場合には、補正が必要となります。また、定款変更を伴う場合には、変更後の定款内容と申請書の記載が一致しているかも確認が必要です。申請書を作成した後に添付書類を確認するのではなく、書類全体を同時に見直すことで、不一致による手戻りを防ぐことができます。
本店移転登記申請の期限・提出先・提出方法
本店移転登記は、期限や提出先が法律で定められており、これを誤ると過料の対象となる可能性があります。また、提出方法によって注意点も異なります。この章では、申請期限の考え方、提出先となる法務局、申請方法ごとのポイントを整理します。
申請期限はいつまでか
本店移転登記の申請期限は、本店を移転した日から2週間以内とされています。この「移転した日」とは、実際に本店所在地が変更された日、または本店移転を決定した日として登記原因日とした日を指します。管轄内本店移転の場合も、管轄外本店移転の場合も、原則としてこの期限は同じです。期限を過ぎて申請した場合でも登記自体は可能ですが、代表者に対して過料が科されることがあるため、期限内の申請を前提に準備を進める必要があります。
提出先となる法務局の考え方
本店移転登記の提出先は、移転の形態によって異なります。管轄内本店移転の場合は、移転前後を管轄する法務局が同一であるため、その法務局に申請します。一方、管轄外本店移転の場合は、移転前の本店所在地を管轄する法務局と、移転後の本店所在地を管轄する法務局の双方に申請を行います。それぞれの法務局で提出書類や申請方法に違いがないかを事前に確認しておくと、手続きがスムーズに進みます。
窓口・郵送申請時の注意点
本店移転登記は、法務局の窓口に直接提出する方法と、郵送で提出する方法があります。窓口申請の場合、その場で形式的な確認を受けられるため、不備に気付きやすい点がメリットです。一方、郵送申請では、返信用封筒を同封する必要があり、不備があった場合の対応に時間がかかることがあります。いずれの方法でも、提出前に申請書と添付書類を再確認し、記載内容や日付の整合性が取れているかを確認することが重要です。
申請期限「2週間」の起算日の考え方
本店移転登記の申請期限は、本店を移転した日から2週間以内とされていますが、この「起算日」の考え方を誤ると、期限超過となるおそれがあります。実務上は、取締役会や株主総会で本店移転を決議した日を登記原因日とするケースが多く、この日が申請期限の起算日となります。一方で、決議日と実際の移転日が異なる場合には、どの日を登記原因日とするかを明確にしておかなければなりません。申請書と添付書類で原因日が一致していれば問題ありませんが、曖昧なまま申請すると補正対象となることがあります。
土日祝日を挟む場合の期限管理
申請期限の2週間には、土日祝日も含まれます。そのため、決議日や移転日から日数を単純に数えてしまうと、期限ぎりぎりになるケースもあります。特に、郵送申請を予定している場合には、郵送に要する日数も考慮する必要があります。期限内に法務局へ到達しなければならないため、余裕をもって書類を準備し、提出スケジュールを立てることが重要です。期限管理を誤らないためには、決議が行われた段階で申請期限を具体的に算出し、逆算して準備を進めることが有効です。
本店移転登記申請書作成時のよくある失敗例
本店移転登記は、申請書の様式自体はシンプルですが、細かな記載ミスや確認不足によって補正を求められるケースが少なくありません。特に、住所表記や日付の扱いは間違えやすく、初心者の方がつまずきやすいポイントです。
この章では、本店移転登記申請書を作成する際によくある失敗例と、その防止策を整理します。
住所表記・ビル名の誤り
本店所在地の住所表記は、登記簿に記載される重要な情報です。丁目・番地・号の表記順を誤ったり、全角・半角を混在させたりすると、補正対象となることがあります。また、ビル名や部屋番号を記載する場合には、定款や登記上の取り扱いと一致させる必要があります。実際の所在地と郵便物の宛先が同じであっても、登記上の表記が異なると問題になるため、住居表示や登記簿の表記ルールに従って正確に記載することが重要です。
決議日・移転日の不整合
本店移転登記では、申請書に記載する登記原因日と、添付書類である議事録などに記載された日付が一致している必要があります。取締役会決議日、株主総会決議日、実際の移転日が異なる場合、どの日付を登記原因日とするのかを整理せずに申請すると、不整合が生じやすくなります。日付の不一致は補正の原因となるため、申請書と添付書類を突き合わせながら確認することが重要です。
自分で申請する場合の注意点
本店移転登記は、自分で行うことも可能ですが、制度や手続きの理解が不十分なまま進めると、結果的に時間と手間がかかることがあります。特に、管轄外本店移転や、定款変更を伴うケースでは、必要書類や申請の流れが複雑になります。自分で申請する場合には、法務局の案内や公式情報を確認し、少しでも不安がある場合には専門家に相談することも選択肢の一つです。
まとめ｜本店移転登記申請書は事前確認が重要
本店移転登記申請書は、会社の本店所在地の変更を登記簿に反映させるための重要な書類です。申請書自体は法務局の公式様式をダウンロードして作成できますが、管轄内か管轄外かの判断、会社の機関設計に応じた決議方法、必要な添付書類の準備など、事前に確認すべき点は多岐にわたります。特に、申請期限や登録免許税の金額、日付や住所表記の整合性を誤ると、修正や再提出が必要となり、手続きが長引く原因になります。
本店移転登記をスムーズに完了させるためには、申請書をダウンロードする前の段階から手続きを整理し、申請書と添付書類を一体として確認することが重要です。正確な情報に基づいて準備を進めることで、安心して本店移転登記を行うことができます。
